Jag som skriver detta blogginlägg tillhör Generation Z, en generation som är snäppet värre än den förra. Jag har alltså vuxit upp i en värld där teknologi är en självklarhet i vardagen. Jag förstår mig inte på företag som envisas om att stå och stampa på samma ställe. Det finns inget mer onödigt än att låta en människa göra sånt som ett system lätt och enkelt kan göra av sig själv.

Jag blir nästan mörkrädd när jag hör hur företag fortfarande jobbar med papper och penna. Eller rättare sagt, de företag som får sina fakturor per mejl/elektronisk men som sedan väljer att skriva ut de för attest. Istället för att skicka vidare fakturan för attest via ett EFH-system har man aktivt valt att skriva ut det, skrivit under, och sedan skickat vidare pappersfakturan till sin kollega som också ska skriva under och ge den till nästa attestant. Det finns ett genomtänkt och väl bearbetat rum för att sedan arkivera dessa pappersfakturor. Det är ju heligt för dessa företag. Det har alltid gjorts på detta vis och det funkar bra. Men herregud tänker jag då, har dessa stackars människor inget bättre för sig än att arkivera papper och sedan leta bland dessa? Och vad händer om någon tappar bort denna pappersfaktura mitt bland högen av de andra 1000 viktiga dokumenten på skrivbordet?

Det är detta vi måste våga prata om. Ni på ekonomiavdelningen måste sätta ned foten och säga åt era chefer att ni inte vill eller kan jobba på detta vis. Det tar onödigt mycket tid. Dessutom är det ju här felen uppstår. När medarbetarna blir uttråkade av det manuella arbetet och saker görs på rutin är det nästan farligt. De slutar titta efter fel och kanske till och med slarvar med konteringen. Tänk er in i denna situation så kanske en eller annan kan känna igen sig i detta.

Lösningen är enklare än ni tror

Ta emot och skicka ut fakturor med hjälp av AutoInvoice. Det spelar ingen roll hur dina leverantörer skickar sina fakturor eller hur era kunder vill ta emot dem. AutoInvoice kan hantera pappersfaktura, PDF och e-faktura. Dessutom har tjänsten en tolk för ingående fakturor. Den ser till att viktiga uppgifter så som belopp, förfallodatum, fakturanummer m.m. är korrekta.

 

Effektivare än såhär kan det inte bli, eller hur? Hör av dig till oss på EA System så hjälper vi er att komma igång med AutoInvoce!