Den här veckans inlägg syftar på att titta närmare på Vismas Digitaliseringsindex gällande utgående fakturor. Frågan löd: “Hur stor procentandel (%) av de fakturor verksamheten skickar, skickas elektroniskt (det vill säga inte via mejl eller post)?”. Det visar sig att de som skickar sina utgående fakturor helt elektroniskt kan spara upp till 10 kr/faktura.

Indexet visar att för företag som använder sig av denna process, så skickas 57,1 % av verksamheten utgående fakturor elektroniskt. 11,9 % av de som besvarade enkäten använder sig inte av denna specifika process. När jag reflekterar över de här siffrorna anser jag att det finns mer att hämta. Besparingen på 10 kr/faktura kanske i första anblick inte ses som mycket pengar men räknar man ihop besparingen i förenklad administration så är 10 kr/faktura en bra summa. Tänk dig att slippa skriva ut kundfakturan på papper, kuvertera den samt gå till postkontoret för att skicka iväg det. Istället så skapar man kundfakturan och skickar iväg det elektroniskt och pengarna ramlar in på kontot utan att du behöver lägga ned en halv dag på detta. Det är hit man vill komma.

Visma har gjort denna undersökning de senaste fem åren och det visar sig att digitalisering av utgående fakturor har blivit allt vanligare bland företag. Är ni en av dem eller slösar ni mycket tid på att manuellt hantera denna process? Kontakta oss på EA System så kan vi hjälpa er att komma igång.

 

Källa: Visma Digitaliseringsindex 2019

Vi har i ett tidigare inlägg beskrivit skillnaden mellan e-faktura och PDF-faktura. Vi poängterade att en PDF-faktura inte är en e-faktura, utan snarare ett scannat format av en pappersfaktura. Med detta sagt så vill återigen trycka på att det visat sig vara ytterst lönsamt att helt digitalisera sina inkommande fakturor.

I Visma Digitaliseringsidex 2019 tittade Visma på inkommande fakturor och hur stor procentandel som mottogs helt digitalt. Med helt digitalt menas det att fakturan ska hamna rakt in i ekonomi- eller affärsystemet utan att någon själv scannar eller “drar in” den från sin epost.

När vi tittar närmare på de som besvarat ekäten kan man snabbt utesluta ca 25 % av respondenterna då de inte har kommit igång med tjänsten för inkommande fakturor. Av de som använder sig av tjänsten för inkommande fakturor svarade endast 51 % att tar emot inkommande helt digitalt.

Upp till 77 kr billigare att ta emot fakturan helt digitalt

Visma har utgått från portoavgifter per november 2019 när de räknat på hur mycket man kan spara in på att helt digitalisera sina inkommande fakturor. NEA, nätverket för elektroniska affärer, beräknar kostnaden för att scanna en pappersfaktura ligger runt 80 kr. Att istället ta emot fakturan digitalt, alltså via e-faktura, kostar det ynka 2,50 kr.

 

 

Källa: Visma Digitaliseringsindex 2019

Visma har ännu en gång tagit tempen på svenska företag med syfte att kartlägga hur mycket ett företag använder sig av de investeringar de gjort vad gäller digitalisering. Enligt Europeiska Kommisionens mätningar är Sverige ett mycket digitalt moget land, dock påpekar Visma Softwares VD Carola Lissel att det finns en skillnad mellan att anamma en specifik process och att använda den fullt ut.

Likt de fyra föregående åren så fortsätter Vismas digitaliseringsindex att titta på sju centrala ekonomiska och administrativa processer. Dessa är inkommande fakturor, attestflöde, automatisk betalning från betalningsförslag, utgående fakturor, reseräkning till lön, tidrapportering till lön samt automatiskt uppdaterade nyckeltal.

Visma har sedan 2016 tittat närmare på de ovannämnda processerna där syftet har varit att kartlägga hur långt företag har kommit i deras digitaliseringsresa. Undersökningen som pågick juli-september 2019 har däremot omformulerats en aning. I denna index tittar Visma snarare på det som Lissel menar ger mest fördelar, alltså i vilken omfattning företag faktiskt använder sig av de digitala lösningar de investerat i.

Indexet har tittat på svenska företag i olika branscher i storleken 25+ anställda. Främst är det beslutsfattarna som fått besvara den digitala enkäten där de fått uppskatta hur långt de tror deras verksamhet kommit i sin digitalisering mellan en skala på 0-100.

Resultatet för Visma Digitaliseringsindex 2019 är 62,7 %

Medianen från de samtliga sju ekonomiska och administrativa processerna ligger på 62,7 %. Notera att man i respektive process exkluderat de som svarat att de inte använder just den funktionen. Anledningen är för att man lätt ska kunna se hur många företag det är som inte använder sig av specifik process och därav få en klarare bild över hur långt ett företag kommit i sin digitalisering om de använder sig av den specifika funktionen.

Bilden visar resultatet från varje enskild process.

 

Källa: Visma Digitaliseringsindex 2019

Nu är möjligt med röststyrning i Visma.net ERP. Visma har tagit fram en lösning som innebär en integration mellan Visma.net och Google Assistant (via Google API). Detta i sin tur betyder att det är smidigt för kunderna att bygga in röststyrning i deras affärssystem.

Vi på EA System ser detta som ett positivt steg framåt i utvecklingen av Visma.nets molnbaserade affärssystem. De flesta företag som väljer Visma.net har visionen om digitalisering av sin verksamhet och då är manuella handpålägg och tråkiga rutinarbeten något man vill låta systemet sköta automatiskt. Företag vill effektivisera sina processer och underlätta deras medarbetares vardagar.

Visma.net tar det helt enkelt ett steg längre, men helt främmande är det nog inte för många. I sitt hem kan man prata med Google Home om man vill tända en lampa eller sätta igång musik. Vill man snabbt få svar på något klurigt kan man fråga Siri. Nu ska man även kunna prata med sitt affärssystem, vilket bland annat Visma menar är en stor fördel för exempelvis säljare, projektledare och hantverkare. Man ska kunna ge kommandon till sitt affärssystem och underlätta processer som att skapa leverantörer, se lagersaldo, ställa en saldoförfrågan, skapa order samt göra en anteckning på en kund.

 

Är ni nyfikna på hur det kan se ut? Se denna video.

Visma har tagit fram en checklista för att underlätta för företag som vill byta affärssystem. Den innehåller 33 punkter som hjälper företag att ställa sig själva de rätta frågorna.

I början av rapporten understryker Visma att oavsett kostnad på affärssystemet, så måste den uppfylla varje företags krav. Man bör se över behoven för grundfunktioner, personal, analys och rapportering samt distribution och lager.

Om man bryter ned varje punkt till underrubriker får man en bra överblick över vad man bör tänka på.

Grundfunktioner är självklart funktionaliteten i ekonomi och redovisning. Det kan även vara hur man hanterar kundorder, projekt, lager och logistik och inköp. Det kan även vara om man vill se över hur man kan effektivisera och digitalisera sin verksamhet, om man vill ha molnbaserat eller en traditionell server. Har man andra kringsystem man vill behålla bör man se över möjligheterna att integrerar affärssystemet med de systemen.

Vad gäller analys och rapportering kan det vara allt från resultatrapporter till hur datat presenteras m.m.

Tredje punkten som gäller Personal ställer frågor såsom hur man sköter löner, ledighet, utläggshantering samt tid och närvaro.

Sist men inte minst hör till företag som har lagerhantering. Det kan vara allt från att se över behov av WMS-system till hur man tar emot order, optimerar lagret för inköps, leveranser osv.

 

Letar ni efter ett nytt affärssystem? Ladda ned checklistan genom att klicka på:

 

I början på denna vecka lade Visma i Norge ut ett intressant inlägg om hur AutoInvoice hanterar skillnaderna mellan e-faktura och PDF-faktura. Värt att notera är vetskapen att många där ute inte vet vad som skiljer dessa åt. Innebär de inte samma sak då? Det är väl till och med smidigare att skicka en faktura i PDF än att behöva registrera en e-faktura i kundens portal? Nej, där har ni faktiskt helt fel. Att skicka en e-faktura är billigare samt görs med automatik i Visma.

Skillnaden mellan en e-faktura och en PDF

Det finns en stor skillnad på dessa två. En e-faktura är skapad i ett ekonomisystemet så att det blir enkelt för mottagarens system att öppna upp det samt att förstå och behandla fakturan automatiskt. Däremot kan motparten system inte göra detsamma med en PDF. En PDF-faktura öppnas självklart också digitalt, eller elektroniskt om man vill kalla det så, men den går inte att förstå eller tolka. Skickar man en PDF-faktura kan det inte som vid en e-faktura behandlas automatiskt av mottagarens system. Den måste fortfarande bli manuellt hanterad.

I slutändan är det dyrare att skicka per e-faktura än det per PDF, och undrar ni varför så ska vi försöka reda ut det med lite siffror här nedan.

Fastän det är gratis att skapa en faktura och eposta som PDF så kostar det en slant extra då många sådana fakturor antingen glöms eller tappas bort i mottagarens system. Den kanske hamnar längst ned i deras inkorg och rätt som det är så har datumet förfallit. Ni får inte in era pengar i tid, vilket påverkar er likviditet negativt. Flera undersökningar som Visma i Norge tagit del av påvisar att färre fakturor går till förfall när de skickas som e-faktura.

Ett annat moment som kan bli dyrt i längden är om mottagaren ber dig att skicka fakturan på nytt. Det är gratis att skicka den per PDF via epost, men vad kostar det dig i tid? Tid du istället kunde lagt ned på annat? Många gånger glömmer man att räkna sin arbetsinsats och sätta det i förhållande till vad man förlorar i pengar för att man gör jobb som systemet annars hade skött automatiskt.

Ett räkneexempel på kostnaden att skicka fakturor via PDF

Genomsnittsmånadslön 30.000 kr

Total lönekostnad 30.000 x 1,3 = 39.000 kr

39.000 kr / 22 dagar per månad = 1.772 kr

1.772 kr / 8 timmar = 221 kr

221 kr / 60 minuter = 3,68 kr / min

På en medarbetare med en månadslön på 30 000 kr i månaden blir minuttaxan 3,68 kr. Låt säga att det tar 5 minuter att leta fram rätt faktura, ladda ned den på skrivbordet och sedan skicka den till kund på nytt. Ja, då kan ni själva räkna fram vad en PDF skulle kosta.

Sedan finns det självklart fler risker med att skicka en faktura i PDF per epost. Nuförtiden är det vanligt med ett högst känsligt spamfilter som gör att man inte längre kan vara säker på att den ens hamnar i mottagarens inkorg. Därför är risken ännu större att den går till förfall.

Det är även känt att nätbrottslighet blir allt vanligare. Förövarna har ständigt nya metoder för att lura företag med falska fakturor. Genom att skicka en e-faktura kan både ni och mottagaren hålla er lugna med vetskapen att en e-faktura går att spåra, därav finns det mindre risk för att det blir något fel. E-faktura är alltså mycket säkrare än en PDF.

Det är gratis att komma igång med utskick av e-faktura. Kontakta oss på EA System för mer information!

Det är få bolag i transportbranschen som följer digitaliseringens fotspår och sällan har de ett modernt affärssystem. Det kan man verkligen förstå då branschen präglas av låga marginaler och stora investeringar. Förvirringen är stor och man vet inte hur man ska påbörja resan till att bli mer digitaliserade. I många fall har man stora mängder med data från olika aktörer som inte finns i digital form, utan i dokument och pärmar som gör det svårare att få en god och aktuell översikt.

Vägen till ett modernt affärssystem för transport och logistik

I många transportföretag är det vanligt att verksamhetssystemet styr hur man jobbar med affärs-/ekonomisystemet. Det kan exempelvis vara att man har kundreskontran i verksamhetssystemet och där skapar man även fakturan och skickar det till kund. För företag som jobbar på det här viset så för man endast över verifikaten till affärs-/ekonomisystemet. Andra företag jobbar mer aktivt med affärs-/ekonomisystemet och har både kund- och leverantörsreskontran där. Det finns inget rätt eller fel utan alla företag är unika. Vi förstår oss på både åkerier och lastbilscentraler. Med kunskap från ett flertal implementationer har vi på EA System därför en bra uppfattning om de olika arbetsprocesserna som finns där ute. Att ha denna vetskap är ett första steg för kunna att kartlägga och påbörja digitaliseringsresan.

Många känner att de inte vet vart de ska börja

Det är säkert många frågor som ni på ekonomiavdelningen ställer er. Hur kan man spara tid och automatisera några av de rutinmässiga jobben ni gör dag efter dag? Kan ni till exempel effektivisera administrationen och slippa dubbelregistrera information i olika system? Kan man alltså integrera systemen så de pratar med varandra? De här funderingarna kan nog vara några av de många man ställer sig i ett såhär modernt samhälle där allt kretsar kring internet och flexibiliteten att jobba hemifrån eller vart man nu än befinner sig.

Dessa frågor har vi ofta fått höra ute hos åkerier och lastbilscentraler. Många gånger känner vi även en stark förtvivlan över hur de ska starta denna digitaliseringsresa. Eftersom många företag inom transport jobbar traditionellt vill de oftast att någon vägleder dem. Under de implementationer vi gjort hos våra transportkunder har vi därför tagit fram en lösning som inkluderar allt från integration mellan verksamhetssystem och ekonomisystem till scanning och tolkning av leverantörsfakturor, digitalt attestflöde med uppföljning ned i transaktionsnivå med fakturabild, rapporter enda ned på enskilda fordon, anläggningsregister m.m. Vi vill att det ska kännas enkelt att digitalisera sitt företag.

Dessutom ska det kännas roligt att arbete med moderna arbetsprocesser. Ni slipper IT-tekniker och allt strul som har med det att göra. Man ska inte vara bunden till att sitta på kontoret 8-17 utan man ska kunna arbeta från surfplattan, mobilen och självklart datorn. I vår transportlösning hittar ni allt i molnet. Det enda ni behöver är en internetkoppling. Det är dags att lägga pappret, pärmen och dokumentet till sidan och låta affärssystemet i molnet göra jobbet. Företag i transportbranschen som har tagit steget vittnar om rutinuppgifter som automatiseras, kostnader som minskar och lönsamhet som ökar. Det blir en katalysator för förändring och det kräver inga servrar eller stora initiala investeringar.

Nu börjar jul och nyår närma sig. De flesta är säkert mitt uppe i en stressig period med bokslut och annat som ska sammanställas innan ledigheten börjar. Många känner säkert igen sig i att årsbokslutet sträcker sig in i januari/februari och att mycket av det som behövs göras får man manuellt knacka in i systemet. Kanske att många till och med sitter med flera olika Excel-dokument uppe för att klippa och klistra in siffror. Fel uppstår och man får ta lång tid på sig för att backa bandet och korrigera sina misstag. Det är ett eländigt arbete och detta får säkert många att drömma in i en framtid där man slipper göra allting manuellt och till och med utföra jobb som systemet själv kan lösa åt en.

Som ett avslut på det här årets bloggande blickar vi i detta blogginlägg in i Visma.net och dess helhet. Kanske har ni följt våra blogginlägg där vi varje vecka tagit upp ett nytt ämne att diskutera. Under 2018 har vi presenterat Visma.net och hur man kan automatisera och effektivisera processer som hantering av in- och utgående fakturor, koppling till affärsbanken, reseräkningar och utlägg samt digitala attestflöden.

Vi har även i blogginläggen förklarat fördelarna med Visma.net. Exempelvis är det ett molnbaserat system som man har tillgång till så länge man har internetuppkoppling. Det går att jobba från andra platser än på kontoret. Man kan logga in oavsett om det är mobil, surfplatta eller dator. Eftersom att Visma.net finns i molnet ser Visma till att alla kunder i systemet får alla uppdateringar. Man behöver inte längre oroa sig för att sitta kvar i gamla versioner eller att systemet blir omodernt. Det är hög säkerhet och Visma ser till att hantera alla er säkerhetskopior.

Om ni tycker detta låter intressant borde ni ha detta i åtanke tills nästa år. Inte vill ni trassla med jobb som går att göra snabbare och enklare. Hör av er till oss på EA System så bokar vi ett möte i januari för att tillsammans kickstarta 2019!

Många affärssystem erbjuder ingen eller bara en mycket simpel lager- och logistikmodul. I Visma.net är däremot lager och logistik något som är en självklarhet. Man slår på funktionen om man har behovet och man kan antingen välja mellan logistik bas eller avancerad logistik. För mindre företag som exempelvis inte har flera lagerställen kanske logistik bas räcker medan företag som har behov av lagerställen på flera platser kan lätt och enkelt slå på funktionen avancerad logistik. Visma.net logistics är mycket kraftfull oavsett om man kör bas eller avancerat. Man ska helt enkelt inte betala för mer än man behöver.

Många kunder börjar med att köra logistik bas och använder systemet i endast ett lager till att börja med. När de känner sig varma i kläderna väljer de oftast att gå över till avancerad logistik. Som tidigare nämnt är det bara till att ”slå på” funktionerna när man är redo. Det är ett mycket flexibelt system man kan växa i.

Visma.net logistics ger företag möjlighet att följa distributionskedjen i realtid. Eftersom att modulen automatiserar processer som inköp, order och lager kan man fokusera på försäljning och ökad kundnöjdhet istället för onödiga manuella handpålägg.

Kom igång redan idag. Kontakta oss på EA System så hjälper vi dig!

 

 

 

Det finns många nämnvärda fördelar med att ha ett molnbaserat affärssystem. Inte minst satsar Visma på molnbaserade affärssystem, något som innebär att man inte längre behöver ha egen IT-tekniker eller servrar in-house. Förr köpte man affärssystemet likaså med licenserna. Oftast var investeringen en stor kostnad och inte nog med det så fick man även köpa en server på kontoret för att drifta affärsystemet. Detta blev ännu en kostnad för företaget. Om servern slutade funka fick man kalla dit en IT-tekniker. Ibland låg systemet nere under en längre period och man låg därför efter med t.ex. den löpande bokföringen. Det kostade alltså både tid och pengar. IT teknikern var inte heller billig. En enskild timme för att dra i några sladdar och klicka på några knappar kunde kosta upp mot 1000 kr i timmen. Ni kan själva räkna på vad det kostade.

Visma.net säljs som en SaaS-tjänst. Med andra ord kan man komma åt affärssystemet när som helst och var som helst. Man kopplar upp sig på internet och loggar in via en browser. Det spelar ingen roll om det är på datorn, surfplattan eller mobilen. Det är enkelt och smidigt. Dessutom är en SaaS-tjänst något som är skalbart. Företaget kan köpa till licenser och användare vid behov och ”avsluta” licenserna när man inte längre behöver dem. Man är inte bunden på något vis. Dessutom innebär Visma.nets SaaS-tjänst att uppgraderingen även ingår i kostnaden. Man har alltid senaste versionen tillgänglig.

Visma Business funkar ungefär på samma sätt. De flesta företag idag väljer att låta någon annan drifta systemet åt dem. Därmed slipper de höga investeringskostnader i att köpa servrar in-house och företaget som driftar systemet brukar inkludera att de ”fixar” problmenen som uppstå. Detta för en mycket lägre peng än om man skulle drifta affärssystemet själva. Ännu ett steg som Visma tagit i denna produkt är att den också säljs som på en hyrprislista. Man kan skala upp och ned på licenser och användare utan att behöva binda sig fast vid någon högre kostnad.