Sluta ödsla tid på attesteringar. Nu kan ni istället digitalisera era attestverktyg som gör det möjligt för er att godkänna fakturor och reseräkningar var ni än är. Ni behöver inte skriva ut det på papper och ni kommer inte tappa bort några viktiga dokument. Tvärtom, ni sparar tid och får bättre koll på alla era betalningar.

Ännu en gång var jag på ett nykundsbesök där företaget skriver ut fakturorna för attest. Det är så de alltid har gjort säger dem. Revisorerna bläddrar i pärmar och letar bland papper. Det funkar ju. Absolut, jag tror givetvis att det funkar. Skillnaden på detta företag jämfört med andra företag är att man faktiskt vågar prata om det. De tog upp ämnet, sökte på nätet efter effektivare lösningar och såg hur möjligheterna dök upp. De letade sig fram i en djungel av system och har fått rekommendation att Visma.net har ett smidigt sätt att lösa bland annat attesteringar på. De hörde av sig och där satt vi, jag och min kollega. Vi tillsammans tittade på hur de jobbar idag och de var öppna för att förändra sitt sätt att arbeta på.

Varför vi valde att fokusera på hur de hanterar attesteringar och betalningar var för att mycket av detta görs manuellt idag och att man som sagt skriver ut allting på papper. De vill inte jobba på detta vis fastän det funkar. De är väl medvetna om att det kostar tid och pengar för dem. Inte mindre poängterade de hur dåligt det är för miljön att skriva ut papper. De vill ha det digitalt och de vet om att det finns sådana system där ute. De vågade ta upp ämnet och prata om det. Vi var där för att lyssna på deras behov och kunde fånga upp dem då de så öppet vågade ifrågasätta sig själva.

Räkna ut ROI på att digitalisera många av era processer

Många gånger åker jag på kundbesök där medarbetarna är nyfikna på nya möjligheter och teknisk framgång. Dock märker jag också hur många det är, eller nästan fler, som inte vågar ta det slutgiltiga steget. Man vågar prata om det, men man vågar inte implementera det. Man glömmer den långsiktiga vinsten och man tänker bara på det som är här och nu. Det kostar konsulttimmar att installera ett nytt system. Man måste betala för licenser. Personalen ska lära sig och det tar tid och ork, de kanske är motstridiga och vägrar förstå. Glöm allt detta och räkna istället på er ROI (return on investment). Vad tjänar ni på att byta system jämfört med kostnaden för den?

Jag kan inte räkna ut och presentera några siffror här och nu, det varier från företag till företag. En del kanske har mer manuellt arbete än andra. Vissa har fler fakturor att godkänna och vissa har mindre. Men ta detta med att attestera fakturor som exempel. Tänk hur många fakturor ni attesterar om dagen, om veckan, om månaden. Tänk även på hur många av dessa ni blir av med för att pappersfakturan ”försvann”. Och hur osmidigt ni gör en kontering om något blivit fel. Ja, då kan ni säkert få fram ett estimat på hur mycket onödig tid ni lagt ned på något så simpelt som att exempelvis attestera en faktura.

När vi ändå talar om att attestera fakturor vill jag passa på att ta upp att det finns smartare verktyg för det. Verktyg som är på nätet eller i en app i din telefon eller surfplatta. Nu kan du som attestant godkänna kostnader, semester, fakturor och tidrapporter från någon av dessa tekniska utrustningarna. Det kommer bli enklare för er att hålla reda på vem som är ansvarig för vad och vart i attestflödet fakturorna befinner sig.

Som jag sagt tidigare och som jag säger återigen. Att våga prata om det betyder inte att man verkligen tar steget och gör det. Det är här vi på EA System kommer in i bilden. Vi hjälper er med allt från projektledning i ert byte av affärssystem till att sedan supportera er efter driftstart. Läskigare än såhär är det inte!