Ännu en vecka tar vi upp de fynd som hittats i Vismas Digitaliseringsindex 2018. Denna gång har de tillfrågade svarat på hur stor andel de tror deras företags inkommande fakturor både godkänns och attesteras helt digitalt. Denna fråga ser ut att ha ökat mest av de sju olika digitaliseringsfrågorna. Siffrorna visar en avsevärd tillväxt från 56,8 procent år 2016 till 61,4 procent år 2017 och 72,4 procent år 2018. Denna ökning är speciellt intressant eftersom att den här processen visar tydligt hur lätt och smidigt det är att ta bort manuella handpålägg.

Hur stor andel (%) av ert företags
inkommande fakturor godkänns och attesteras
helt digitalt?

Många känner säkert igen sig i det scenario att man får in fakturor som ser exakt likadana ut varje månad. Samma leverantörer och kanske samma summor till och med. Man tittar inte längre så noggrant på dem och skickar vidare de för godkännande. Det kan vara så att personen i fråga vet till hundra procent att allting är korrekt men det kan lika gärna vara så att något inte stämmer. Man ser inte detta och det är här man pratar om mänskliga faktorn. Felen uppstår för att vi människor gör fel. Dock är detta så lätt att undvika. Genom att sätta upp gränser och regler för fakturor som är återkommande så kan dessa godkännas utan att först attesteras. Det är endast om det skett en avvikelse som någon måste gå in och kika på fakturan och rätta till den. Med digitaliserat attestflöde sparar man alltså både tid och pengar.

När man digitaliserar sitt attestflöde medför det även andra fördelar. Man kan exempelvis godkänna fakturor när man ute på språng. Man behöver inte vara på kontoret utan detta kan göras på mobilen, surfplattan eller datorn. När som helst, var som helst. Med denna lösning kan man även hantera reseräkningar och tidrapporter digitalt.

I samma index ger Visma ytterligare några smarta tips i hur man kan nyttja digital attest. Exempelvis borde man tänka på att inte ha för många attestanter i onödan. Inte heller ska man sätta upp en massa kontrollpunkter som egentligen inte ger något. När allt väl slutattesterat ska man styra om så att betalningen går till banken automatiskt (mer om detta kan ni läsa i artikeln om AutoPay).

Nu när ni vet hur smidigt det är så är det bara till att börja. Hör av dig till oss på EA System så hjälper vi er komma igång med ett digitaliserat attestflöde!