I början på denna vecka lade Visma i Norge ut ett intressant inlägg om hur AutoInvoice hanterar skillnaderna mellan e-faktura och PDF-faktura. Värt att notera är vetskapen att många där ute inte vet vad som skiljer dessa åt. Innebär de inte samma sak då? Det är väl till och med smidigare att skicka en faktura i PDF än att behöva registrera en e-faktura i kundens portal? Nej, där har ni faktiskt helt fel. Att skicka en e-faktura är billigare samt görs med automatik i Visma.

Skillnaden mellan en e-faktura och en PDF

Det finns en stor skillnad på dessa två. En e-faktura är skapad i ett ekonomisystemet så att det blir enkelt för mottagarens system att öppna upp det samt att förstå och behandla fakturan automatiskt. Däremot kan motparten system inte göra detsamma med en PDF. En PDF-faktura öppnas självklart också digitalt, eller elektroniskt om man vill kalla det så, men den går inte att förstå eller tolka. Skickar man en PDF-faktura kan det inte som vid en e-faktura behandlas automatiskt av mottagarens system. Den måste fortfarande bli manuellt hanterad.

I slutändan är det dyrare att skicka per e-faktura än det per PDF, och undrar ni varför så ska vi försöka reda ut det med lite siffror här nedan.

Fastän det är gratis att skapa en faktura och eposta som PDF så kostar det en slant extra då många sådana fakturor antingen glöms eller tappas bort i mottagarens system. Den kanske hamnar längst ned i deras inkorg och rätt som det är så har datumet förfallit. Ni får inte in era pengar i tid, vilket påverkar er likviditet negativt. Flera undersökningar som Visma i Norge tagit del av påvisar att färre fakturor går till förfall när de skickas som e-faktura.

Ett annat moment som kan bli dyrt i längden är om mottagaren ber dig att skicka fakturan på nytt. Det är gratis att skicka den per PDF via epost, men vad kostar det dig i tid? Tid du istället kunde lagt ned på annat? Många gånger glömmer man att räkna sin arbetsinsats och sätta det i förhållande till vad man förlorar i pengar för att man gör jobb som systemet annars hade skött automatiskt.

Ett räkneexempel på kostnaden att skicka fakturor via PDF

Genomsnittsmånadslön 30.000 kr

Total lönekostnad 30.000 x 1,3 = 39.000 kr

39.000 kr / 22 dagar per månad = 1.772 kr

1.772 kr / 8 timmar = 221 kr

221 kr / 60 minuter = 3,68 kr / min

På en medarbetare med en månadslön på 30 000 kr i månaden blir minuttaxan 3,68 kr. Låt säga att det tar 5 minuter att leta fram rätt faktura, ladda ned den på skrivbordet och sedan skicka den till kund på nytt. Ja, då kan ni själva räkna fram vad en PDF skulle kosta.

Sedan finns det självklart fler risker med att skicka en faktura i PDF per epost. Nuförtiden är det vanligt med ett högst känsligt spamfilter som gör att man inte längre kan vara säker på att den ens hamnar i mottagarens inkorg. Därför är risken ännu större att den går till förfall.

Det är även känt att nätbrottslighet blir allt vanligare. Förövarna har ständigt nya metoder för att lura företag med falska fakturor. Genom att skicka en e-faktura kan både ni och mottagaren hålla er lugna med vetskapen att en e-faktura går att spåra, därav finns det mindre risk för att det blir något fel. E-faktura är alltså mycket säkrare än en PDF.

Det är gratis att komma igång med utskick av e-faktura. Kontakta oss på EA System för mer information!