"Visma Business är ett system som går att växa i" – en expansion till ett flertal länder

Erteco
Niklas Olsson

EA System har varit bra på att lyssna på oss som kunder

Medverkande på intervjun:
Peter Philip - Ägare och styrelseordförande, tillförordnad IT-chef 
Asma Aslam - Suppy Chain Manager
Kristina Havdelin - Ekonomichef
Niklas Olsson - Chef för kundsupport och säljstöd

 

Utmaningar

1999 hade Erteco vuxit ur sitt befintliga affärssystem. Det var millenniumskifte och det gamla systemet hade inte hängt med i omställningarna. Erteco behövde ett system som var modernt. Redan då visste Peter vikten av att börja automatisera flöden. Visma Business var ett naturligt val då Visma Software vid den tiden redan hade ett stort antal kunder. Peter menar att ”om en leverantör har stora licensintäkter, så innebär det mer vilja och resurser att utveckla systemet”. 

Lösningar

Erteco har haft en stabil tillväxt med ett snitt på 14 % per år. De har gått från att vara 15 till 31 medarbetare och de har expanderat till flera olika marknader. Systemet har vuxit i takt med Erteco och Peter ser gärna att de sitter kvar i systemet länge: finns ingen risk för att vi slår i taket, inte såvitt vi kan bedöma”.  

I princip alla avdelningar jobbar i Visma Business; ekonomi, inköp, sälj, kundsupport och inte minst ledning. Även de tre nordiska filialerna Norge, Finland och Danmark sköts från samma system.  

Lösningar för sälj och inköp 

Erteco har effektiviserat många flöden för sin sälj- och inköpsavdelning. Ett viktigt kriterium de ställde vid byte av affärssystem var behovet av att sköta provisionsorder till leverantör på ett smidigt sätt. Detta sköts numera helt automatiserat av Visma Business.  

Idag tar de emot sina order via XML, vilket innebär att ordern landar direkt i Visma Business, helt utan mellanhand från Ertecos sida. Förr skickade kunderna ordern i PDF och säljaren fick själv stansa in det i systemet. Risken för att skriva fel var stor och ibland kunde även ordern vara otydlig.  

Även kundfakturering och inbetalningar sker per automatik. Via Payex slipper de skriva ut fakturan, frankera samt posta till kund. Systemet sköter även avstämning av inbetalningar samt skickar påminnelser till kund.  

Just nu håller de på att implementera EazyStock, ett system för automatiserade inköp och ett optimerat lager. Asma ser redan nu hur de kan effektivisera sina processer tack vare att de kan lägga fokus på rätt inköp, något de fick plocka fram i Excel förut. EazyStock flaggar för allt som är viktigt för dagen.  

Lösningar för orderläggning och kundsupport 

Kundsupportavdelningen är väldigt inarbetade i systemet. Det finns mycket som är anpassat och skräddarsytt för dem. De har bland annat byggt vyer för att snabbt och enkelt få fram den info de behöver för stunden. Att inte behöva klicka sig omkring för att hitta det man söker är en fördel anser Niklas.  

Förut har de inte kunnat sköta returer i systemet, vilket de håller på att utveckla just nu.  

Lösningar för ekonomi

Kristina som har jobbat i Visma Business i många år berömmer systemet för dess möjligheter att vända och vrida på data för att hitta avvikelser. Hon tycker dessutom att EHF-systemet Medius Flow funkar klockrent. De har nu gått helt från papper till att ha allt digitalt. Hon pekar på resursbesparingen att slippa leta fakturor i en pärm. ”Skulle aldrig fungerat att sitta hemifrån och jobba”. 

Leverantörsfakturor går igenom en tolk för att automatiskt matchamot inköpsordrar. Om allt stämmer så behöver de inte manuellt hantera denna. ”Fakturorna kommer aldrig bort nuförtiden, det är helt fantastiskt”.  

Förut gjorde de budget samt jämförelser i Excel, idag gör de det i Vismas egnas rapportsystem OneStop Reporting. Här finns möjlighet för detaljerad budgetering som är direkt integrerat med Visma Business. I OneStop Reporting finns det även färdiga jämförelseperioder i ”snygga rapporter”, vilket innebär att Kristina inte längre behöva ta fram egna.  

Resultat och slutord  

Peter konstaterar att utan systemstödet de har idag, så ”hade vi behövt anställa betydligt fler personer”. En process de sparar mycket tid på är leverantörsfakturor. Han tar upp ett exempel på en leverantörsfaktura som är så lång att det hade tagit två dagar att knappa in. 

Även Kristina på ekonomi håller med om att de hade behövt en till medarbetare om det inte var för Medius Flow och Payex 

Även kundsupport och inköp har sparat mycket tid. Nu behöver kundsupport inte längre mejla lagersaldo till inköpsavdelningen. Med EazyStock har inköpsavdelningen koll på vad som behöver köpas in samt prioriteras.  

Niklas avslutar intervjun med att ge oss några varma ord:  
”EA System har varit bra på att lyssna på oss som kunder”.  

Fakturorna kommer aldrig bort nuförtiden, det är helt fantastiskt.”

Kristina Havdelin
kundcase_singel_alt_2
Fler kundcase

Vad vi gjort för våra andra kunder

Cygate
Kundcase
Visma Business
Cygate har en mycket komplex lösning för lager och logistik i Visma Business. De har även byggt inköpsordermatchning samt stöd för avancerad inköpsförslag.
TDK
Kundcase
Visma.net
TDK Nordic har gått från egna servrar till att ha allt i molnet. De har blivit mer effektiva i sitt arbete tack vare Visma.net.

Boka demo i Visma Business